一般社団法人城北会 個人情報取扱規則

　令和元年９月１０日理事会決定

 

第１章　総則

(目的)

第1条　この規則は、一般社団法人城北会（以下、「城北会」という）における個人情報の取扱いに関して、取得、管理、利用等についての必要事項を定めることにより、城北会の事務及び事業の適切かつ円滑な運営を図りつつ、個人情報を適切に保護することを目的とする。

 

(適用範囲)   

第2条　本規則は、城北会がその業務執行の過程において、会員本人から直接に又は関係者を通じて間接的に取得し、管理する全ての個人情報に適用されるものとする。

 

第２章　個人情報の安全管理

(個人情報管理責任者)

第3条　城北会は個人情報管理責任者を定め、個人情報の取得、利用、提供及び維持のための管理を確実にする。

2. 個人情報管理責任者は、事務局長がその任に当たる。

 

（個人情報管理責任者の責務）

第4条　個人情報管理責任者は本規則に定められた事項を理解した上でこれを遵守するとともに、事務職員にこれを理解させたうえで順守させるための教育訓練、安全対策を実施する責任を負う。

2. 個人情報管理責任者は、城北会から個人情報の提供を受ける者に対して、個人情報の取扱い並びに利用に際しての注意事項を周知徹底する等の措置を実施する責任を負う。

 

（職員の責務）

第5条　城北会の事務職員は、法令の規定及び本規則、並びに、それらに基づく「個人情報管理責任者」の指示に従い、個人情報の適切な管理に十分な注意を払いつつその業務を行わなければならない。

 

（個人情報の安全管理措置）

第６条　城北会は会員の個人データが常に正確かつ最新のものとなるよう、会員に協力を求めるとともに、その漏洩、滅失、毀損、改竄、不正アクセスの防止のために必要な安全管理措置を講じる。また、個人情報の取扱いを外部に委託する必要が生じたときも、受託者に対して必要かつ適切な指導・管理を行う。

 

第３章　個人情報の取得

（取得の範囲）

第7条　個人情報の取得は、城北会定款第6条各号に定める事業を行うにあたって当該個人情報の取得が必要な場合に限られ、かつ、当該利用目的達成に必要な限度において行われるものとする。

 

（取得手続き適正の原則）

第8条　個人情報の取得は、適法、公正な手段で行わなければならない。

2. 「要配慮個人情報」[1]  を取得する場合には、個人情報保護法第17条第2項において認められる場合を除き、本人の同意を得るものとする。

 

第４章　個人情報の利用

（利用範囲）

第９条　個人情報の利用は、城北会が利用目的として公表している範囲、もしくは、取得に際して本人に通知した範囲で行うものとする。

 

（城北会における利用）

第10条　城北会における会員個人情報の利用は、次の各号の活動を対象とする。

(1) 会員データベースの作成、維持管理、更新

(2) 城北会会費、寄付金等の収受管理

(3) 会員に対する通知、各種事業や行事の案内等の送付

(4) 城北会誌等、配布物（電子媒体を含む）の送付

(5) 城北会の各組織（各種委員会、支部、卒年同期会等）における、城北会の趣旨に沿った活動に関わる、会員への連絡等

(6) 東京都立戸山高等学校、及び、その関連組織（公益財団法人深井奨学財団、公益財団法人東京都立戸山高等学校校友会、東京都立戸山高等学校生徒会、東京都立戸山高等学校戸山会）の活動に関して、城北会から会員に対して行うべき連絡等

(7) その他、理事会において適切と認めたもの

2. 前項(1)号から(4)号の業務の全部又は一部を外部委託で行う場合には、第11条に基づいて、業務受託者に業務実施に必要な範囲の情報を提供する。

3. 第１項(5)号又は(6)号に掲げた連絡等を、当該組織自体が行うために、城北会が保有する個人情報の提供要請があった場合は、第12条に基づいて対応する。

4．会員個人ないしは第三者から、特定の城北会会員に関わる個人情報の提供要請（連絡先の照会等）があった場合には、第13条に基づいて対応する。

 

（業務委託に伴う個人情報提供）

第11条　郵送物の発送業務等、城北会の活動に関わる各種業務の全部または一部を外部に委託する場合、城北会は受託者に、当該業務を実施するために必要となる個人情報（郵送宛先等）に限定して提供する。

2. 受託者は、城北会から提供を受けた個人情報を適切に管理し、受託業務以外の目的に利用してはならない。

3. 業務の外部委託に際しては、城北会と受託者とで交わす契約書の中に、個人情報の適切な取り扱いに関する条項を含めることとする。

 

（城北会各組織又は戸山高校関連組織への個人情報提供）

第12条　第10条(5)号又は(6)号に掲げた活動に関する連絡等を当該組織自体が行う場合、当該組織は城北会に対して、城北会が保有する個人情報の中から、連絡等に必要な個人情報データの提供を申請することができる。申請は所定の「個人情報提供申請書」（以下、「申請書」）を提出することにより行う。

2. 前項の申請があった場合、個人情報管理責任者は、申請の内容が城北会の趣旨や活動に反しない適切なものであること、並びに、申請者が当該組織を代表する者であることを確認した上で、必要な情報（連絡先等）の提供を行う。個人情報管理責任者が判断に迷う場合は会長または会長代行の判断を仰ぐ。

3. 被提供者は、城北会から提供を受けた個人情報を適切に管理し、申請書に記した目的以外に利用しないことを申請書の中で誓約する。

 

（会員個人又は第三者からの情報提供要請への対応）

第13条　会員個人ないしは第三者から、特定の城北会会員に関する個人情報の提供要請（連絡先の照会等）が城北会にあった場合の対応は、以下の手順を基本とする。

(1) 個人情報提供を要請した者（以下、「照会者」という）に対して、個別の情報提供要請には原則として応じられない旨を伝えた上で、仲介のために照会者の氏名および照会内容を照会対象である城北会会員本人に伝達することの可否を照会者に確認する。

(2) 照会者が否と答えた場合は、それ以上の対応はとらない。

(3) 照会者が可と答えた場合は、城北会から照会対象である会員に連絡をとり、本件への対応について当該会員の意思を確認した上で、それに従った対応を行う。

2. 前項の規定にかかわらず、次のいずれかに該当する場合は、城北会が保有する個人情報を、必要と認める範囲において第三者に提供出来るものとする。

(1) あらかじめ本人の同意を得た場合。

(2) 人命、身体、財産の保護のために必要である場合で、緊急かつやむを得ないと認められ、本人同意を得るのが困難なとき

(3) 国の機関・地方公共団体、その委託を受けた者が遂行する法令に基づく業務へ協力する必要がある場合で、本人同意を得ることがその遂行に支障をきたす恐れがあるとき

(4) その他、個人情報管理責任者が必要と認めたとき

3, 個人情報管理責任者が、本条の規定に従って情報提供を行った場合、その記録を残すこととする。

 

第５章　本人の権利の確保

 

（個人情報の開示・訂正）

第14条　城北会は、会員本人が自らの個人情報の開示、訂正、削除、利用停止を希望する場合には、法令の規程に基づき、遅滞なく対応する。また、会員の疾病その他の理由により、自らの意思表示ができなくなったと認定されたとき、城北会が正当と認める代理人に対しても、同様の対応を行う。

 

（関係者の苦情の申し立て）

第15条　城北会は、保有する個人情報及びその取扱いについて、会員本人から苦情の申し出があった場合、迅速かつ誠実に対応をおこなうものとする。

２．前項に定める苦情の申し立て先は、個人情報管理責任者とする。

 

第６章　規則の周知、改定

（本規則の公表・周知）

第16条　本規則は、城北会のホームページ上に公表する等の方法により、会員への周知を図る。

 

（本規則の改定）

第17条　本規則の改定は理事会の決定によりこれを行う。

 

 

【附　則】

１．この規則は令和元年９月１０日から施行する。